Orta Doğu Teknik Üniversitesi bünyesinde barındırılan ve çeşitli birimler tarafından ortak olarak erişilen bilgiye;

• güvenli ve hızlı ulaşılması,
• tekrarlı veri girişinin engellenmesi ve
• kurum süreçlerinin birbirleri ile olan bilgi akışını desteklemek üzere bilişim sistemlerinin birlikte çalışmasının sağlanması

amacıyla, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı (BİDB) liderliğinde Bütünleşik Bilgi Sistemi (BBS) projesi yürütülmektedir. Bu yazıda, proje kapsamında oluşturulan alt sistemlerden Veri Sözlüğü alt sisteminin amacı ve yaşam çevrimi ile ilgili kısa bilgiler verilmesi hedeflenmektedir.

Veri ifadesi ham olarak elde bulunan, işlenmemiş, tek başına bir anlam ifade etmeyen ve kullanılabilir olmayan, en alt düzey nesnel gerçekleri tanımlar.

Kurumsal veri, Üniversite süreçlerinde kullanımı anlamlı olan ve veri sözlüğünde tanımlı ya da tanımlı olması gerekli olan verilerdir. Bu bağlamda, bir süreç uygulamasının hayata geçirilmesinde, veritabanı düzeyindeki kayıtlarda çok sayıda veri kullanılıyor olabilir. Ancak bunların tamamı kurumsal veri sınıfında değildir. Örneğin veritabanında bir kaydı oluşturan kişinin kimliğinin tutulması, veritabanı işletimi açısından anlamlı olabilir, ancak bu veri kurumsal süreçlerde kullanılmadığında kurumsal veri olarak nitelendirilemez.

Veri sözlüğü ise, çeşitli birimler arasında kullanılan kurumsal verileri ve veri setlerini anlam, kaynak, kullanım, ilişki, format, vb. öznitelikleri ile tanımlayan merkezi elektronik bir depodur. Bir veritabanı değildir.

Çalışmaların Başlaması:

Bütünleşik Bilgi Sistemi kapsamında veri sözlüğü çalışmalarına öncelikle Veri Sözlüğü Koordinasyon Kurulu oluşturularak başlanmıştır. Bu kapsamda ODTÜ genelinde farklı birimlerden temsilcilerin bulunduğu ve birimlerim bilişim altyapıları hakkında bilgi sahibi olan kişiler seçilmiştir. Koordinasyon Kurulu veri sözlüğü çalışmalarına hız kazandırmak için bir yönetim yönergesi hazırlayarak çalışmalara başlamıştır. Oluşturulacak Veri Sözlüğü'nün işlerliğinin nasıl sağlanacağı ve sorumluluklar bu yönergede tanımlanmıştır.

Veri Sözlüğü, çalışmaların hızlı ilerlemesi amacıyla, BİDB tarafından saklanmakta olan Personel ve Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi veri tabanları başlangıç olarak seçilmiştir. Bu veri tabnalarında yer alan ve birimler tarafından ortak kullanılan veriler belirlenerek, verilerin

• Adı
• Tanımı
• Toplama yöntem(ler)i
• Tipi (numerik, karakter, vb.)
• Alan büyüklüğü
• Formatı
• Doğrulama Kuralları
• Kullanım Bilgileri
• Verinin Kapsamı
• Verinin Fiziksel Kaynağı
• İlişkili veri elemanları
• Roller (Veri sahibi, yöneticisi, saklayıcı, denetleyici, yok edici, üretici, kullanıcı vb. )

bilgilerinin veri sözlüğünde tutulmasına başlanmıştır.

Veri Sözlüğünün İşleyişi

Üniversite içerisinde ortak olarak kullanılan ve birimler arasında paylaşılan diğer verilerin veri sözlüğüne eklenmesi işinin yöntemi, veri sözlüğü yönetim yönergesinde belirlenmiştir. Bu süreç, koordinatörlerin ODTÜ Portalı üzerinden veri sözlüğü veri elemanı talep formu ile koordinasyon kuruluna başvurmasıyla başlamaktadır. Gelen talebin koordinasyon kurulu tarafından uygun bulunması durumunda talebin veri sözlüğüne eklenmesi sağlanır. Talebin red edilmesi durumunda ise, talep sahibine gerekçeli yanıt yine portal üzerinden dönülmektedir. Veri Sözlüğü'nde yapılması talep edilen her türlü değişiklik ve ekleme, Veri Sözlüğü Koordinasyon Kurulu'nun onayı ile Veri Sözlüğü Şablonu'na uygun olarak gerçekleşir.

Kullanım Faydaları

Veri sözlüğünün oluşmasıyla Üniversite içi birimler; hatta dış kurumlar yetki seviyelerine göre, veri sözlüğünde yer alan bir verinin tam olarak neyi ifade ettiği, nasıl bir formatta sistemden alınabileceği ve kullanılabileceği, veri elemanlarının nereden çağırılabileceği bilgileri veri sözlüğünde tanımlanmış olacaktır.

Veri Sözlüğü kullanıcıları, sadece yetkilerinin elverdiği bilgi güvenliği sınıfında olan veri elemanlarının tanımını (iç yapısını) görerek, Veri Sözlüğü'nün tüm veri elemanlarını ve veri setlerini ismen sorgulayabileceklerdir.

Mevcut Durum

Bu yazının hazırlandığı tarih itibariyle BBS projesinden Veri Sözlüğü'nün ODTÜ Portalı üzerinden sunulmasına ve taleplerin alınmasına yönelik olarak kullanılacak olan Veri Sözlüğü Yönetim Aracı'nın oluşturulması ve BBS projesi kapsamında üzerinde çalışılan süreçlerle ilgili kurumsal verilerin Veri Sözlüğü'ne eklenme çalışmaları devam etmektedir. Yönetim Aracının oluşmasıyla bir Veri Sözlüğü Yönetim Yönergesi'nin de hazırlanması planlar arasındadır. Bu çalışmalar bittiğinde Veri Sözlüğü'nün ODTÜ geneline açılması hedeflenmektedir.

Feride Erdal - Hasan Nadir Derin