Tez Danışman Atama Programı (71.0)

Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi (OİBS) kapsamında geliştirilen ve Türkiye'de ilk kez uygulanan web tabanlı Lisansüstü Bilgi Sistemi'nde yer alan uygulamalardan bir tanesi de 'Tez Danışman Atama' programıdır.

Geçtiğimiz ocak ayından itibaren kullanılmakta olan 71 numaralı programa, http://oibs.metu.edu.tr adresindeki program listesinden "Ms Phd Advisor Assignment" linki seçilerek ulaşılabilmektedir.

Amacı, yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin tez bilgilerine ilişkin kayıtların elektronik ortamda tutulmasını, ihtiyaç duyulduğunda ilgili kişiler tarafından bu verilere rahatlıkla erişilebilmesini ve veriler üzerinde gerekli işlemlerin yapılabilmesini sağlamaktır. Uygulamada işlemi ilk başlatanlar öğrenci ve danışmanlardır. Daha sonra denetleme işlevinin yanında yardımcı kullanıcı niteliği de bulunan bölüm ile üst seviyedeki denetleme yetkileriyle enstitüler, programın hitap etttiği kişi ve birimlerdir.

En kısa şekliyle progamın işleyişindeki senaryo, tezli yüksek lisans ya da doktora programına kayıtlı olan yüksek öğrenim öğrencisinin, ODTÜ'de bilfiil çalışan ya da üniversitede çalışmıyor olmasına rağmen enstitüler tarafından danışman olması öngörülen bir kişiyi belirleyerek bu kişinin öğrencisi olmak istediğini beyan etmesi, ardından bu aday danışmanın danışman olmayı kabul ettiğini bildirmesi ve öğrencinin bölümünün, daha sonra da bölümün bağlı bulunduğu enstitünün bu bildiriyi onaylayarak resmileştirmesi olarak çizilebilir.

Tez danışman atama programının sağladığı faydalardan bir tanesi, otomasyonun kazandırdığı kontrol mekanizmasıyla, elde tutulan verinin kurallar çerçevesinde denetlenmesidir. Her ne kadar uygulanan katı kurallar doğası gereği insanı sıksa da, genel olarak bakıldığında uygulamada olan bir sistemin hantallaşmasını önlemek için bazı kuralları koymaya gerek vardır. Elektronik ortama geçmiş olan veri üzerinde denetim sağlamaksa olasılıklar düşünüldükten sonra çok zor değildir.

Buna bağlı olarak, son dönem kayıtları sırasında program tarafından yapılan en önemli kontrol, üç ya da üzeri dönemde olup da henüz kendisine tez danışmanı seçmemiş yüksek lisans öğrencilerine, kayıt programını kullanma hakkının verilmemesiydi. İşte burada, programı kullanan bir öğrencinin belki de eziyet olarak nitelendirebileceği bu engelleme, yönetmelikte geçen bir kuralın uygulanarak, yüksek lisans yapmaktaki niyeti ciddi olan kişiyle, kendisine tanınan yüksek lisans yapma hakkını farklı menfaatleri için kullanıp belli iç dinamikleri olan bir sisteme yük getirerek onu yoran kişinin ayırt edilmesini sağlayan bir denetimdi.

'Tez Danışman Atama' programı genel olarak bakıldığında mümkün olan en basit kullanımı sağlamak amacıyla tasarlanmış olsa da, kişi ya da birimlerin henüz yeni olan programın kimi yerlerinde kullanım güçlüğü çekebildiği ulaşan sorulardan anlaşılabiliyor. Bunlardan en göze batanı, danışmanı bulunan bir öğrencinin kendisine yeni bir tez danışmanı atamayı istemesi sırasında yaşadığı onay süreci olarak gürünüyor. Burada, yönetmelikte geçen tez danışmanı değişikliğine ilişkin kuralların doğrultusunda kurulan onay mekanizması, kimi zaman eski danışmanla yeniden karşı karşıya gelinmek istenmemesi, kimi zamansa danışman değiştirmek için izlenmesi gereken yolun tam olarak bilinmemesinden dolayı program kullanıcısını zorlayabiliyor. Kısaca açıklamak gerekirse yeni tez danışmanı atanması sürecinde yapılması gereken üç temel iş vardır:

• Öğrencinin programdan kendisine yeni bir danışman seçmesi.
• Eski danışmanının program aracılığıyla artık bu öğrencinin danışmanı olmayacağını bildirmesi.
• Yeni danışmanın öğrencinin danışmanlığını yapacağını program aracılığıyla kabul etmesi. Daha sonra, yapılan değişiklik bilgileri bölüm tarafından enstitüye iletilecek ve onaylanarak resmiyet kazanacaktır.

OİBS içerisinde yer alan ve yüksek lisans öğrencilerinin ODTÜ'deki öğrenim hayatları süresince kullanması gerekecek olan 71 numaralı 'Tez Danışman Atama' programına ilişkin her türlü öngörü, eleştiri ve soru program sayfalarının altında bulunan e-posta adresine ( ms-phd@metu.edu.tr ) iletilebilir.

Özgür Orgun